Phần mềm quản lý bán hàng giúp cửa hàng và doanh nghiệp kiểm soát đơn hàng, hàng tồn kho, doanh thu và khách hàng trên một nền tảng tập trung. Thay vì ghi chép thủ công hoặc phụ thuộc vào nhiều file dữ liệu, người bán có thể lựa chọn các giải pháp phù hợp với quy mô kinh doanh để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
Hãy cùng Blog Phần Mềm khám phá chi tiết những tính năng vượt trội và giải pháp phù hợp nhất cho mô hình kinh doanh của bạn ngay trong bài viết dưới đây.
Phần mềm quản lý bán hàng là gì?
Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp và hộ kinh doanh quản lý các hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng trên một hệ thống thống nhất. Tùy từng giải pháp, phần mềm có thể hỗ trợ quản lý sản phẩm, đơn hàng, khách hàng, kho, nhân viên, doanh thu và báo cáo kinh doanh.
Với cửa hàng nhỏ, phần mềm giúp thay thế cách ghi chép bằng sổ hoặc Excel. Với doanh nghiệp có nhiều nhân viên, chi nhánh hoặc kênh bán hàng, hệ thống còn giúp đồng bộ dữ liệu và kiểm soát hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
Một số tính năng thường có gồm quản lý sản phẩm, tạo đơn hàng, in hóa đơn, quản lý tồn kho, theo dõi doanh thu, phân quyền nhân viên, quản lý khách hàng và thống kê báo cáo.
Top 7+ phần mềm quản lý bán hàng phổ biến và dễ sử dụng
1. KiotViet
KiotViet là một trong những phần mềm quản lý bán hàng được nhiều cửa hàng và hộ kinh doanh lựa chọn. Giải pháp hướng đến nhiều ngành hàng như bán lẻ, thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa, nhà thuốc, ăn uống và nhiều mô hình kinh doanh khác.
Các chức năng nổi bật gồm quản lý hàng hóa, tồn kho, đơn hàng, khách hàng, nhân viên và báo cáo doanh thu. Phần mềm cũng hỗ trợ các mô hình bán hàng trực tiếp kết hợp bán hàng online.
Phù hợp với: cửa hàng bán lẻ, hộ kinh doanh, chuỗi cửa hàng và doanh nghiệp cần quản lý hoạt động bán hàng tập trung.
2. Sapo
Sapo cung cấp giải pháp quản lý bán hàng kết hợp giữa hoạt động tại cửa hàng và bán hàng online. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc đối với những đơn vị đang kinh doanh trên nhiều kênh khác nhau.
Người dùng có thể quản lý sản phẩm, đơn hàng, tồn kho, khách hàng và theo dõi tình hình kinh doanh. Việc kết nối các kênh bán hàng giúp hạn chế tình trạng dữ liệu bị phân tán.
Phù hợp với: shop bán lẻ, thời trang, mỹ phẩm, cửa hàng kinh doanh online và mô hình bán hàng đa kênh.
3. POS365
POS365 là giải pháp được chú ý nhiều trong nhóm phần mềm quản lý bán hàng F&B. Phần mềm tập trung vào những nghiệp vụ đặc thù của nhà hàng, quán cà phê, quán ăn như quản lý thực đơn, bàn, gọi món, thanh toán và doanh thu.
Đối với mô hình có nhiều bàn và nhân viên phục vụ, việc quản lý đơn hàng trực tiếp trên hệ thống có thể giúp giảm nhầm lẫn khi tiếp nhận và xử lý món.
Phù hợp với: nhà hàng, quán ăn, quán cà phê và các mô hình kinh doanh F&B.
4. MISA eShop
MISA eShop là giải pháp hướng đến hoạt động bán lẻ và quản lý cửa hàng. Phần mềm có thể hỗ trợ quản lý hàng hóa, bán hàng, tồn kho, khách hàng và báo cáo.
Điểm đáng chú ý là giải pháp có thể phù hợp với những doanh nghiệp muốn kết hợp dữ liệu bán hàng với các hoạt động quản lý tài chính và kế toán.
Phù hợp với: cửa hàng bán lẻ, chuỗi cửa hàng và doanh nghiệp có nhu cầu quản lý dữ liệu tương đối chuyên sâu.
5. Nhanh.vn
Nhanh.vn tập trung vào bài toán quản lý bán hàng đa kênh, đặc biệt với những đơn vị vừa bán tại cửa hàng vừa kinh doanh trên các nền tảng trực tuyến.
Các nghiệp vụ như quản lý sản phẩm, đơn hàng, tồn kho và vận chuyển có thể được tập trung trên một hệ thống. Đây là hướng tiếp cận phù hợp khi doanh nghiệp có lượng đơn hàng lớn và cần hạn chế việc xử lý thủ công.
Phù hợp với: shop online, doanh nghiệp bán hàng đa kênh và cửa hàng có nhiều đơn hàng mỗi ngày.
6. Loyverse POS
Loyverse POS là một lựa chọn đáng cân nhắc đối với những cửa hàng có quy mô nhỏ và muốn bắt đầu với một hệ thống quản lý bán hàng đơn giản.
Phần mềm hỗ trợ những nghiệp vụ cơ bản như quản lý sản phẩm, bán hàng, khách hàng và theo dõi hoạt động kinh doanh. Một số tính năng nâng cao có thể phụ thuộc vào gói dịch vụ mà người dùng lựa chọn.
Phù hợp với: cửa hàng nhỏ, quán cà phê và cá nhân mới bắt đầu kinh doanh.
7. DanTriSoft
DanTriSoft cung cấp giải pháp quản lý bán hàng hướng đến các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh và người mới bắt đầu. Các nghiệp vụ cơ bản như quản lý hàng hóa, bán hàng, kho và báo cáo có thể được thực hiện trên phần mềm.
Ưu điểm của nhóm giải pháp này là cách tiếp cận tương đối đơn giản, không đòi hỏi người dùng phải có kiến thức công nghệ chuyên sâu.
Phù hợp với: hộ kinh doanh, cửa hàng nhỏ và startup cần giải pháp quản lý cơ bản.
8. Ocha POS
Ocha POS là lựa chọn đáng tham khảo đối với nhóm kinh doanh ăn uống. Phần mềm tập trung vào các nghiệp vụ như quản lý thực đơn, gọi món, bàn và đơn hàng.
Với những mô hình cần xử lý nhiều đơn trong cùng một khoảng thời gian, hệ thống POS có thể hỗ trợ nhân viên thao tác nhanh hơn so với việc ghi chép thủ công.
Phù hợp với: quán ăn, quán cà phê và mô hình F&B quy mô nhỏ đến vừa.
Phần mềm quản lý bán hàng cho doanh nghiệp cần những tính năng gì?
Đối với doanh nghiệp, lựa chọn phần mềm không nên chỉ dựa trên tiêu chí giá rẻ hoặc miễn phí. Một hệ thống phù hợp cần đáp ứng được quy trình bán hàng hiện tại và có khả năng mở rộng khi hoạt động kinh doanh phát triển. Một số tính năng quan trọng nên xem xét gồm:
- Quản lý hàng hóa: Theo dõi mã hàng, giá bán, số lượng tồn và tình trạng sản phẩm.
- Quản lý đơn hàng: Hỗ trợ tạo, xử lý, cập nhật và theo dõi trạng thái đơn hàng.
- Quản lý kho: Kiểm soát nhập xuất tồn, hạn chế sai lệch số liệu và thất thoát hàng hóa.
- Quản lý khách hàng: Lưu thông tin, lịch sử mua hàng và hỗ trợ chăm sóc khách hàng.
- Quản lý nhân viên: Phân quyền tài khoản, theo dõi hoạt động và hiệu suất làm việc.
- Báo cáo: Theo dõi doanh thu, lợi nhuận, số lượng đơn hàng và các chỉ số kinh doanh quan trọng.
- Bán hàng đa kênh: Đồng bộ dữ liệu giữa cửa hàng, website, mạng xã hội hoặc sàn thương mại điện tử nếu doanh nghiệp có nhu cầu.
Phần mềm quản lý bán hàng F&B có gì khác?
Phần mềm quản lý bán hàng F&B thường có nhiều chức năng chuyên biệt hơn so với phần mềm dành cho cửa hàng bán lẻ thông thường. Nguyên nhân là quy trình vận hành của nhà hàng và quán ăn có nhiều nghiệp vụ đặc thù.
Chẳng hạn, nhân viên cần quản lý bàn, khu vực phục vụ, thực đơn, món ăn, ghi chú món, chuyển bàn, tách hoặc gộp hóa đơn. Vì vậy, một phần mềm bán hàng thông thường chưa chắc đáp ứng tốt nhu cầu của ngành F&B.
Với nhà hàng hoặc quán cà phê, nên ưu tiên phần mềm có khả năng quản lý bàn, gọi món, bếp, thanh toán và báo cáo doanh thu. Nếu kinh doanh trên các nền tảng giao đồ ăn, khả năng kết nối và đồng bộ đơn hàng cũng là yếu tố nên cân nhắc.
Phần mềm quản lý bán hàng cho quán ăn nên chọn thế nào?
Khi tìm phần mềm quản lý bán hàng cho quán ăn, chủ cửa hàng nên ưu tiên tính đơn giản và tốc độ thao tác. Trong giờ cao điểm, nhân viên có thể phải tiếp nhận hàng chục đơn trong thời gian ngắn nên giao diện càng trực quan càng tốt. Một số tiêu chí nên kiểm tra trước khi lựa chọn gồm:
- Có hỗ trợ quản lý bàn và khu vực hay không
- Có thể tạo và chỉnh sửa đơn nhanh hay không
- Có hỗ trợ chuyển bàn, gộp bàn và tách hóa đơn hay không
- Có quản lý thực đơn và giá món thuận tiện hay không
- Có hỗ trợ in hóa đơn hoặc phiếu chế biến hay không
- Có báo cáo doanh thu theo ngày, tuần và tháng hay không
- Có thể quản lý nhiều nhân viên và phân quyền hay không
Nếu quán có quy mô nhỏ, không nhất thiết phải chọn hệ thống quá phức tạp. Ngược lại, nhà hàng có nhiều chi nhánh nên ưu tiên giải pháp có khả năng quản lý tập trung và mở rộng.
Nên dùng phần mềm hay phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel?
Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel từng là lựa chọn phổ biến đối với các cửa hàng nhỏ vì dễ sử dụng và gần như không phát sinh chi phí phần mềm. Tuy nhiên, khi số lượng sản phẩm, đơn hàng và nhân viên tăng lên, Excel có thể trở nên khó kiểm soát.
Excel phù hợp với việc lập danh sách sản phẩm, theo dõi số liệu đơn giản hoặc xây dựng bảng quản lý nội bộ. Tuy nhiên, người dùng thường phải nhập dữ liệu thủ công và tự thiết lập công thức để tính toán.
Trong khi đó, phần mềm bán hàng có thể tự động hóa nhiều thao tác như tạo đơn, cập nhật tồn kho, tính doanh thu và tổng hợp báo cáo. Vì vậy, Excel phù hợp hơn với mô hình rất nhỏ hoặc nhu cầu quản lý cơ bản, còn phần mềm chuyên dụng sẽ có lợi thế khi hoạt động kinh doanh phát triển.
Phần mềm quản lý bán hàng bao nhiêu tiền?
Phần mềm quản lý bán hàng bao nhiêu tiền là câu hỏi được nhiều chủ cửa hàng quan tâm trước khi lựa chọn. Thực tế, chi phí phụ thuộc vào nhà cung cấp, số lượng cửa hàng, số người dùng và các tính năng đi kèm.
Một số giải pháp có gói miễn phí hoặc cho phép dùng thử trong thời gian nhất định. Các phần mềm trả phí thường có nhiều gói khác nhau, từ mức cơ bản dành cho cửa hàng nhỏ đến các gói nâng cao dành cho doanh nghiệp hoặc chuỗi cửa hàng.
Ngoài phí sử dụng phần mềm, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra các khoản chi phí liên quan nếu có như thiết bị bán hàng, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, tích hợp vận chuyển hoặc các tính năng mở rộng. Vì vậy, không nên chỉ so sánh giá niêm yết. Cách tốt hơn là tính tổng chi phí sử dụng và đối chiếu với số lượng tính năng thực tế mà doanh nghiệp cần.
Cách chọn phần mềm theo quy mô và ngành nghề
Không có một phần mềm quản lý bán hàng duy nhất phù hợp với mọi mô hình kinh doanh. Cùng một giải pháp nhưng có thể rất hiệu quả với cửa hàng bán lẻ và lại không phù hợp với nhà hàng.
- Cửa hàng nhỏ: Nên ưu tiên giao diện đơn giản, chi phí thấp và các tính năng cơ bản như bán hàng, kho, khách hàng và báo cáo.
- Shop bán hàng online: Nên chú trọng khả năng quản lý đơn hàng đa kênh, đồng bộ tồn kho và kết nối với các nền tảng bán hàng trực tuyến.
- Doanh nghiệp vừa và lớn: Nên lựa chọn hệ thống có khả năng phân quyền, quản lý nhiều chi nhánh, báo cáo chuyên sâu và tích hợp với các phần mềm khác.
- Nhà hàng và quán ăn: Nên ưu tiên phần mềm chuyên cho F&B, có quản lý bàn, thực đơn, gọi món, bếp và thanh toán.
- Chuỗi cửa hàng: Cần giải pháp có khả năng quản lý tập trung, theo dõi dữ liệu từng chi nhánh và phân quyền theo vai trò.
Bên cạnh phần mềm bán hàng, bạn cũng có thể tham khảo thêm các phần mềm khác cho doanh nghiệp như: Phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý KPI để quy trình công ty trở nên chuyên nghiệp.
Có nên chọn phần mềm quản lý bán hàng POS365 không?
Phần mềm quản lý bán hàng POS365 là một lựa chọn đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực F&B. Điểm quan trọng khi đánh giá POS365 không chỉ nằm ở tên thương hiệu mà còn ở mức độ phù hợp với quy trình vận hành thực tế.
Nếu bạn kinh doanh quán ăn, nhà hàng hoặc quán cà phê, hãy kiểm tra kỹ khả năng quản lý bàn, món ăn, đơn hàng, thanh toán và báo cáo trước khi quyết định. Với cửa hàng bán lẻ thông thường, nên so sánh thêm với các phần mềm có thế mạnh về quản lý sản phẩm và tồn kho.
Kết luận
Phần mềm quản lý bán hàng giúp cửa hàng và doanh nghiệp giảm bớt công việc thủ công, kiểm soát hàng hóa và theo dõi tình hình kinh doanh thuận tiện hơn. Từ KiotViet, Sapo, POS365 đến MISA eShop, Nhanh.vn hay các giải pháp miễn phí, mỗi phần mềm đều có thế mạnh riêng.
Khi lựa chọn, hãy xác định rõ mô hình kinh doanh, số lượng sản phẩm, số nhân viên, nhu cầu quản lý kho và ngân sách. Một phần mềm phù hợp không nhất thiết phải có nhiều tính năng nhất mà cần đáp ứng tốt nhất quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp.